Stok Marketplace vs Gudang Cabang Tidak Sama? Ini Cara Benahi Multi-Lokasi agar Tidak Cancel Order
Gadgetaa.com - Pernah mengalami stok di marketplace “ready” tapi gudang cabang kosong? Atau stok gudang ada tapi angka di marketplace tidak sesuai? Atau stok aman sampai jam siang lalu mendadak habis saat order ramai? Kalau salah satunya pernah terjadi, Anda tidak sendirian.
 |
| Stok Marketplace vs Gudang Cabang Tidak Sama? Ini Cara Benahi Multi-Lokasi agar Tidak Cancel Order |
Ini bukan kasus langka. Riset dari Management Science yang menganalisis ratusan ribu catatan stok di puluhan toko menemukan sekitar 65% record inventori tidak akurat saat diaudit fisik, artinya angka di sistem sering tidak sama dengan stok nyata.
Kabar baiknya, masalah ini jarang murni karena human error. Yang lebih sering, sumbernya ada di cara stok multi-lokasi dicatat dan diperbarui. Mari kita cari tahu mengapa stok marketplace dan gudang cabang sering tidak sinkron.
Kenapa Stok Marketplace dan Gudang Cabang Sering Tidak Sinkron?
Ketidaksinkronan stok hampir selalu berakar pada struktur pencatatan, bukan pada aktivitas penjualan itu sendiri. Saat bisnis berkembang ke multi-lokasi, celah kecil di alur data bisa langsung berubah menjadi selisih stok yang berulang.
Marketplace membaca stok dari satu sumber
Stok yang tampil di marketplace biasanya diambil dari satu angka pusat, sementara gudang cabang mencatat pergerakan stoknya sendiri. Ketika kedua data ini tidak saling terhubung, stok terlihat tersedia padahal hanya ada di lokasi lain.
Update stok tidak real-time
Penjualan, retur, atau penyesuaian stok seringkali baru diperbarui secara berkala, bukan saat transaksi terjadi. Delay singkat ini cukup untuk memicu overselling saat traffic pesanan sedang tinggi.
Transfer antar gudang tidak langsung mengurangi stok asal
Banyak bisnis mencatat transfer sebagai aktivitas terpisah tanpa pengurangan otomatis di gudang pengirim. Akibatnya, satu unit barang bisa tercatat ada di dua lokasi sekaligus.
Retur, cancel, dan reservasi stok tidak tercatat otomatis
Stok yang sedang dikembalikan atau dipesan belum tentu langsung diblokir di sistem. Tanpa mekanisme reservasi dan pencatatan otomatis, stok yang seharusnya tidak bisa dijual tetap terbaca tersedia.
Kesalahan Umum dalam Mengelola Stok Multi-Lokasi
Banyak selisih stok sebenarnya berulang karena kebiasaan lama yang terasa “masih aman”. Tanpa disadari, praktik ini justru menjadi sumber masalah saat volume transaksi mulai meningkat.
Menyamakan stok total dengan stok siap jual
Stok yang tercatat belum tentu semuanya bisa langsung dijual karena sebagian masih dalam proses, rusak, atau dialokasikan. Ketika angka ini disamakan, sistem mudah memberi sinyal stok palsu.
Tidak memisahkan stok display, buffer, dan reserved
Barang di etalase, stok pengaman, dan stok pesanan sering dicampur dalam satu angka. Akibatnya, stok yang seharusnya tidak boleh dijual tetap terbaca tersedia.
Transfer gudang dilakukan manual tanpa approval dan tracking
Perpindahan barang antar lokasi sering hanya dicatat lewat chat atau spreadsheet. Tanpa alur persetujuan dan jejak data, selisih stok sulit dilacak saat muncul masalah.
Marketplace tidak dikunci pada stok per lokasi pengiriman
Order bisa masuk dari area yang stoknya sebenarnya kosong. Tanpa pembatasan lokasi pengiriman, risiko cancel order hampir tidak terhindarkan.
Cara Benahi Stok Multi-Lokasi agar Tidak Cancel Order
Perbaikan stok multi-lokasi itu intinya bukan menambah pekerjaan, tapi membuat alur data jadi rapi dan konsisten. Begitu struktur stoknya benar, cancel order biasanya turun karena sistem berhenti “menebak” kondisi barang. Berikut ini adalah cara mengontrol stok di banyak gudang.
Terapkan pencatatan stok per gudang dan per cabang, bukan global
Pisahkan stok berdasarkan lokasi agar Anda tahu stok tersedia di cabang mana, bukan sekadar total keseluruhan. Ini memudahkan alokasi order ke lokasi pengiriman yang paling aman.
Aktifkan real-time stock update ke marketplace
Pastikan setiap transaksi langsung mengurangi stok yang tampil di marketplace, bukan menunggu rekapan. Dengan update real-time, risiko overselling saat jam ramai bisa ditekan.
Gunakan mekanisme stock reservation saat order masuk
Saat order dibuat, stok langsung “dikunci” sementara sampai pembayaran dan picking selesai. Cara ini mencegah satu unit barang diambil oleh dua pesanan yang masuk berdekatan.
Pastikan setiap mutasi (jual, retur, transfer) tercatat otomatis
Semua pergerakan stok harus punya jejak, sehingga selisih mudah dilacak sumbernya. Otomatisasi juga mengurangi selisih yang biasanya muncul dari input manual yang tercecer.
Tetapkan satu sumber data stok yang menjadi acuan seluruh kanal
Tentukan satu “master” stok yang dipakai untuk marketplace, POS, dan pencatatan gudang, supaya semua melihat angka yang sama. Ini menghindari kondisi di mana tiap kanal punya versi stok sendiri-sendiri.
Kesimpulan
Cancel order yang berulang jarang bermula dari marketplace itu sendiri. Lebih sering, ini menjadi tanda bahwa sistem stok belum siap mengikuti kompleksitas bisnis yang sudah berkembang ke multi-lokasi.
Untuk itulah, yang dibutuhkan dari pembenahan stok bukan soal menambah tenaga atau memperketat pengawasan manual. Justru benahi dulu struktur data dan alur stoknya, agar bisnis tetap konsisten, kredibel, dan dipercaya pelanggan di setiap kanal penjualan.
